الثلاثاء، 19 مارس 2013

تحديد نطاق العمل وأهميته في إنجاح المشروع

أستعرض في هذه المقالة أهمية إدارة نطاق العمل في أي مشروع ودوره في إنجاح المشروع

 ما هو نطاق العمل؟

نطاق العمل بمفهومه البسيط هو مجموعة الاعمال الواجب تنفيذها بالمشروع ، والمقصود بالواجب تنفيذها هي الاعمال التي تعاقد عليها صاحب العمل أو التي ينوي التعاقد عليها، والواجب على المورد تنفيذها، بالمدة الزمنية المحددة والتكلفة والكيفية المحددة.

وضوح نطاق العمل يصب بمصلحة الطرفين المنفذ وصاحب العمل، فكلما كان نطاق العمل واضح يستطيع المنفذ تحديد تكلفته والمدة الزمنية اللازمة للتنفيذ بشكل دقيق وتقليل نسبة المخاطرة على المشروع وبالتالي تقل التكلفة على صاحب العمل.

وكلما كان نطاق العمل غير واضح أو غير مكتمل أدى الى تقليل فرص نجاح المشروع إذا لم يعدمها، لأن المنفذ المحترف لن يستطيع التقدم لمشروع غير واضح أو سيقوم بأفتراض الأسوء وسيضطر لرفع التكلفة لتجنب المخاطر الناتجة عن عدم وضوح نطاق العمل، أو سيؤدي لدخول منفذين غير محترفين وبالتالي على صاحب العمل تحمل النتائج.

كيفية إدارة نطاق العمل؟

إدارة نطاق العمل يجب أن تكون قبل البدء بالعمل بأي مشروع، والذي يبدأ بتحديد نطاق العمل هو صاحب العمل أو المستفيد من المشروع، ويكون ذلك بمرحلة إعداد متطلبات المشروع. ويكون الهدف من إعداد نطاق العمل هو تحديد الأعمال المطلوبة لهذا المشروع لذلك من المهم أن يمتاز نطاق العمل بالخصائص التالية:
  1.  الوضوح: يجب ان يتم توصيف الاعمال المطلوبة بكل وضوح وبأستخدام لغة عامة ومصطلحات بسيطة، وإذا كان هناك شك بأي مصطلح  بأنه غير واضح أو مصطلح عام فيجب تعريفه بفهرس المفردات الخاص بوثيقة نطاق العمل.
  2. الدقة: يمثل نطاق العمل قاعدة الشروط الاساسية للتعاقد مع المورد، لذلك يجب توخي الدقة في توصيف الاعمال المطلوبة، والنظر لهذه المواصفات كشروط لتقييم العروض المقدمة، مع الاخذ بعين الاعتبار أن درجة دقة وصف الاعمال المطلوبة هي من يجتذب المورد الجيد و يمَكن صاحب العمل من الحصول على أفضل الاسعار المتاحة بالسوق.
  3. مكتمل: حتى يكون نطاق العمل نظامي وملزم يجب أن يكون مكتمل ويرسم الخطوط الواضحة للأعمال المراد تنفيذها والطريقة التي سنفذ بها وهنا يجب تحديد الاعمال المطلوبة ويمكن أن تسترشد بالأسئلة التالية للحصول على نطاق عمل صحيح:
    1. ما هي الاعمال التي أحتاجها؟
    2. من الذي سيقوم بتنفيذ كل عمل؟
    3. متى يجب أن تنفذ هذه الأعمال؟
    4. أين ستنفذ هذه الأعمال؟
    5. كيف ستنفذ هذه الاعمال؟
    6. كيف سيتم الحكم على صحة تنفيذ هذه الأعمال أو كيف سأقيم أداء المنفذ؟
إن سوء فهم متطلبات الأعمال كفيل بأن يجر على صاحب العمل العديد من المشاكل مثل زيادة التكاليف، قلة الانتاج، التأخر بالتنفيذ وبعد ذلك فشل المشروع، لذلك من المهم أن يكون الشخص أو الجهة التي ستنفذ الاعمال على دراية ومعرفة بتفاصيل الأعمال المطلوبة.

بعض الجهات التي تطلب تنفيذ أعمال تتعمد أن يكون نطاق العمل مبهماً أو غير واضحاً خصوصاً بوجود بعض المتطلبات أو الشروط التي تحمل أكثر من معنى أو تفسيرها مختلف فيه، ويكون ذلك لعدة أسباب:
  1. إعتقاد صاحب العمل بأن فكرة تضليل المورد هي شيء بمصلحة المشروع وحتى  يتمكن من أيقاع العقوبات و الغرامات على المورد عند التنفيذ، مما يكسبه قوة في التفاوض بعد توقيع العقد.
  2. عدم معرفة صاحب العمل في أصول تحديد نطاق العمل أو عدم معرفته بتفاصيل الأعمال المطلوبة.
بالنسبة لأصحاب المذهب الأول والذين يتعمدوا تقديم نطاق عمل غير واضح أود أن أوضح لهم التالي:
  •  أنه ليس من الحكمة بأي حال من الأحوال أن يتعمد صاحب العمل جر المورد أو المنفذ للخسارة، لأن ذلك سينعكس بشكل مباشر على جودة الاعمال المقدمة وعلى مدة التنفيذ وعلى قدرة المنفذ على الأستمرار، مما يعني تأخر المشروع عن المدة المحددة له وبالتالي فشل المشروع.
  • أي منفذ أو مورد يكون هدفه الأساسي هو الحصول على أرباح نتيجة تنفيذ المشروع ويعتبر هذا حق طبيعي نتيجة للمجهود الذي يقدمه، وحرمانه من هذا الحق يدفعه للبحث عن طرق ملتوية لتحقيق هدفه وعلى جميع الاحوال سيكون الخاسر هو صاحب العمل والمشروع.
  • الكثير إذا لم يكن معظم منفذي الأعمال والمشاريع خصوصاً المحترفين منهم قادرين على معرفة النقص او التضارب بالمتطلبات بمجرد قراءة نطاق العمل وشروط التنفيذ، وهنا يبرز أمامهم خياران الاول هو عدم الدخول في هذا المشروع وبالتالي فإن صاحب العمل قد خسر مورد جيد، والخيار الثاني هو رفع نسبة المخاطرة على المشروع وبالتالي رفع التكلفة لتجنب أي سوء فهم أو نقص أو تضارب في المتطلبات والشروط.
أما بالنسبة للجهات التي لا تستطيع تحديد متطلباتها بشكل دقيق ومحترف مما ينتج عنه نطاق عمل غير مكتمل أو غير محترف، فهؤلاء هم من تفشل مشاريعهم بنسبة تصل الى 80% عملياً ونظرياً أقل من 20% وسأشرح لكم كيف يكون ذلك:
  • من لا يستطيع تحديد المتطلبات بسبب عدم معرفته بالتفاصيل، فعلياً هو غير قادر على تحديد المخرج السليم من المخرج الغير سليم بسبب عدم وجود معايير أستلام لهذه المخرجات, وبالتالي سيقبل بالحد الادنى من المخرجات التي سيقدمها المورد أو المنفذ. وهكذا يكون فشل عملي لكنه بإعتقاد صاحب العمل أنه نجح بالحصول على الأفضل.
  • من تكون متطلباته غير واضحة يكون قد وجه دعوة مفتوحة للغير محترفين للعمل معه وخصوصاً إذا علموا بعدم دراية صاحب العمل بتفاصيل الأعمال المطلوبة, و هؤلاء الغير محترفين بالعادة يوهموا صاحب العمل بصحة متطلباته في البداية ويرسموا له خطوط نجاح وهمية تكون فعلياً طريقهم للخروج من المشروع بأسرع وقت وبأرباح عالية وجهد قليل.
  • المتطلبات السيئة تجذب المنفذ السيء لأنه إما أنه غير محترف ليتعرف على المتطلبات السيئة أو انه طفيلي من النوعية السابق ذكرها، وعلى كلتا الحالتين لن ينجح صاحب العمل بالحصول على عمل مميز، خصوصاً ‘إذا خرج المحترفون من المنافسة بسبب عدم مخاطرتهم أو بسبب إستبعادهم لإرتفاع أسعارهم.
وهنا يمكن أن نقدم نصح للجهات التي لا تستطيع تحديد نطاق العمل المطلوب في المشروع بإتباع إحدى الطرق التالية:
  • تعيين مستشار موثوق وخبير في مجال الأعمال التي تخص المشروع.
  • طلب معلومات من موردين مختلفين من خلال ما يعرف بـ Request For Information
 لذلك تحديد الأعمال المطلوبة بشكل واضح ودقيق ومكتمل يعتبر أهم خطوة في التقدم نحو قصة نجاح




هيثم الشيخ علي

مختص بتقنية المعلومات ومستشار تقني

الخميس، 14 مارس 2013

أسباب فشل تطبيق الانظمة الالكترونية

أستعرض في هذه المقالة الاسباب الرئيسية لفشل تطبيق الانظمة الالكترونية ،من واقع خبرة عملية في تطبيق الانظمة المختلفة في السوق السعودية.

إن الهدف من شراء أي نظام الالكتروني يختلف من جهة الى أخرى لكن بشكل عام تجتمع جميعها بأهداف أساسية وهي:
  1. زيادة الانتاجية
  2.  تقليل التكاليف
  3. ضبط جودة الخدمة
  4.  دعم متخذ القرار بالمعلومة الصحيحة في الوقت والمكان المناسبين

وفشل تطبيق نظام معين لا يعني عدم إمكانية تشغيل هذا النظام إنما عدم قدرة هذا النظام على الوصول للأهداف المنشودة
وللأسف في عالمنا العربي وبرغم زيادة نضوج المعرفة بالمنهجيات السليمة لتطبيق الانظمة الالكترونية ووعي الادارات الا ان معظم الانظمة المطبقة بجهات مختلفة، غير قادرة على الوصول بهذه الجهة الى تحقيق أهدافها او تحقيق الاهداف التي وضعت من أجلها، وتنقسم أسباب الفشل ما بين الجهات والشركات المنفذة، حيث لا يمكن تحميل جهة واحدة مسئولية فشل تطبيق أي نظام أخذاً بعين الاعتبار إختلاف نسبة تحمل كل جهة لأسباب الفشل في كل مرحلة من مراحل تطبيق الانظمة
من طرف الجهات المستفيدة من تطبيق الانظمة فأهم أسباب الفشل:
  1.  عدم وضوح الاهداف من توفير وشراء أنظمة جديدة
  2.  عدم وجود الادوات ومعايير قياس نسب تحقيق الاهداف
  3.  عدم التخطيط السليم وأخذ إدارة التغيير بعين الاعتبار
  4.  عدم الالمام بقدرات الانظمة وما يمكن ان تقدمه او عدم القدرة على تحديد الامكانيات التي توفرها الانظمة الالكترونية
  5.  قلة الخبرة في الجهات وعدم لجوئها الى خبراء لمساعدتها في تحديد متطلباتها إأختيار المنتج السليم

أما لو نظرنا من الطرف الاخر وهو من طرف الشركات الموردة أو الشركات المنتجة للأنظمة، فنرى أن هذه الشركات تتحمل نسبة من فشل تطبيق الانظمة للأسباب التالية:
  1. عدم وجود رؤية و رسالة حقيقية للشركات للمساهمة في تطوير البيئة التقنية في البلد الذي تعمل به
  2. عدم إحترافية فريق العمل بالشركات يقود الى تطبيق فاشل للأنظمة عند العملاء
  3. عدم وجود منهجيات مدروسة وفريق عمل مدرب على تطبيق هذه المنهجيات يؤدي للعشوائية في التطبيق، ويضع مفاتيح النجاح والفشل في يد صغار الموظفين
  4. عدم مشاركة الشركات في عملية إدارة التغيير في الجهات يعتبر أحد أسباب الفشل الرئيسية

ولتحقيق نجاح في تطبيق الأنظمة الالكترونية يجب على الجهات الاخذ بعين الاعتبار الامور التالية:
  1.  التخطيط السليم لعملية شراء الانظمة ويجب أن يشمل ولا ينحصر في العوامل التالية: 
    1.  تحديد الاهداف من شراء وتوفير الأنظم
    2. تحديد معايير قياس تحقيق الاهداف
    3.  تحديد المتطلبات بشكل واضح ويمكن الاستعانة بخبير أذا لزم الام
    4. البحث عن شريك يكون لديه الدافع للنجاح وليس مجرد مورد
  2. عملية التوعية داخل الجهة بأهمية الانظمة الجديدة والاهداف المرجو تحقيقها
  3.  تحديد وإدارة مخاطر تنفيذ الانظمة
  4. عدمإأنفراد إدارات تقنية المعلومات بالقرار حيث أن التغيير يخص الاعمال ولا يخص التقنية
  5. الاستعانة بخبراء من خارج الجهة أذا لم يتوفر خبراء من الداخل
  6.  تبني الادارة العليا لسياسة التغيير وتقديم الدعم اللازم لها
  7.  مراقبة نسبة تحقيق الاهداف ضمن جدول زمني بمشاركة الشركة المنفذة
  8.  التأكد من نطاق العمل وعدم تحميل الشركة المنفذة لأعمال خارج نطاق العمل بدون تقديم البدل المادي المناسب

 أما الشركات التي تبحث عن تطبيق ناجح للأنظمة فيمكنها الاخذ بالأسباب التالية:
  1.  أن تنظر لكل مشروع كقصة نجاح ولاتنظر للعميل كزبون وأن يكون من ضمن رؤية الشركة جزء يخص تطوير البيئة التقنية في هذا المجال
  2.  الاطلاع على أهداف الجهة من شراء أنظمة ومقارنتها بأهداف الانظمة التي تقدمها واذا كانت لا تتطابق فمن الافضل الانسحاب على الدخول في مشروع فاشل
  3.  تطوير منهجيات لتطبيق الانظمة تتناسب مع الثقافة المحلية و لا تمثلها، والاستفادة من خبرتها المتراكمة في كل مشروع لتطوير منهجيتها
  4.  نشر المعرفة وأهداف المشروع بين فريق العمل والتأكد من إحاطة الفريق بجميع أسباب النجاح والاهداف المراد تحقيقها
  5.  عمل تقييم لبيئة العمل قبل أطلاق المشروع وصرف بعض الوقت على نشر المعرفة بالنظام ومكامن قوته بين المستخدمين قبل البدء بالتطبيق
  6.  التأكد من عدم إرسال أي موظف غير محترف بشكل كافي ومطلع على مكامن الضعف والقوة في النظام المراد تطبيقه للعمل عند الجهة
  7.  مراقبة خطط التنفيذ من قبل إدارة الشركة و التقييم المستمر لنسب تحقيق الاهداف وأداء فريق العمل ورضا العميل
  8.  التأكد من قدرة الشركة على تغطية نطاق العمل المطلوب ضمن السعر المحدد بالعرض قبل التقدم له


أمل ان أكون وفقت بعرض مختصر لأسباب فشل تطبيق الانظمة الالكترونية وإستعراض بعض أسباب النجاح التي يمكن أن تساعد الجهات والشركات على تقديم قصة نجاح
وأود الاشارة أن هذه المنشورة لا تمثل دراسة متكاملة إنما هي خاطرة مما جال بذهني


هيثم الشيخ علي
مختص بتقنية المعلومات ومستشار تقني