تحديد نطاق العمل وأهميته في إنجاح المشروع

أستعرض في هذه المقالة أهمية إدارة نطاق العمل في أي مشروع ودوره في إنجاح المشروع

 ما هو نطاق العمل؟

نطاق العمل بمفهومه البسيط هو مجموعة الاعمال الواجب تنفيذها بالمشروع ، والمقصود بالواجب تنفيذها هي الاعمال التي تعاقد عليها صاحب العمل أو التي ينوي التعاقد عليها، والواجب على المورد تنفيذها، بالمدة الزمنية المحددة والتكلفة والكيفية المحددة.

وضوح نطاق العمل يصب بمصلحة الطرفين المنفذ وصاحب العمل، فكلما كان نطاق العمل واضح يستطيع المنفذ تحديد تكلفته والمدة الزمنية اللازمة للتنفيذ بشكل دقيق وتقليل نسبة المخاطرة على المشروع وبالتالي تقل التكلفة على صاحب العمل.

وكلما كان نطاق العمل غير واضح أو غير مكتمل أدى الى تقليل فرص نجاح المشروع إذا لم يعدمها، لأن المنفذ المحترف لن يستطيع التقدم لمشروع غير واضح أو سيقوم بأفتراض الأسوء وسيضطر لرفع التكلفة لتجنب المخاطر الناتجة عن عدم وضوح نطاق العمل، أو سيؤدي لدخول منفذين غير محترفين وبالتالي على صاحب العمل تحمل النتائج.

كيفية إدارة نطاق العمل؟

إدارة نطاق العمل يجب أن تكون قبل البدء بالعمل بأي مشروع، والذي يبدأ بتحديد نطاق العمل هو صاحب العمل أو المستفيد من المشروع، ويكون ذلك بمرحلة إعداد متطلبات المشروع. ويكون الهدف من إعداد نطاق العمل هو تحديد الأعمال المطلوبة لهذا المشروع لذلك من المهم أن يمتاز نطاق العمل بالخصائص التالية:

1.  الوضوح: يجب ان يتم توصيف الاعمال المطلوبة بكل وضوح وبأستخدام لغة عامة ومصطلحات بسيطة، وإذا كان هناك شك بأي مصطلح  بأنه غير واضح أو مصطلح عام فيجب تعريفه بفهرس المفردات الخاص بوثيقة نطاق العمل.
2. الدقة: يمثل نطاق العمل قاعدة الشروط الاساسية للتعاقد مع المورد، لذلك يجب توخي الدقة في توصيف الاعمال المطلوبة، والنظر لهذه المواصفات كشروط لتقييم العروض المقدمة، مع الاخذ بعين الاعتبار أن درجة دقة وصف الاعمال المطلوبة هي من يجتذب المورد الجيد و يمَكن صاحب العمل من الحصول على أفضل الاسعار المتاحة بالسوق.
3. مكتمل: حتى يكون نطاق العمل نظامي وملزم يجب أن يكون مكتمل ويرسم الخطوط الواضحة للأعمال المراد تنفيذها والطريقة التي سنفذ بها وهنا يجب تحديد الاعمال المطلوبة ويمكن أن تسترشد بالأسئلة التالية للحصول على نطاق عمل صحيح:
1. ما هي الاعمال التي أحتاجها؟
2. من الذي سيقوم بتنفيذ كل عمل؟
3. متى يجب أن تنفذ هذه الأعمال؟
4. أين ستنفذ هذه الأعمال؟
5. كيف ستنفذ هذه الاعمال؟
6. كيف سيتم الحكم على صحة تنفيذ هذه الأعمال أو كيف سأقيم أداء المنفذ؟

إن سوء فهم متطلبات الأعمال كفيل بأن يجر على صاحب العمل العديد من المشاكل مثل زيادة التكاليف، قلة الانتاج، التأخر بالتنفيذ وبعد ذلك فشل المشروع، لذلك من المهم أن يكون الشخص أو الجهة التي ستنفذ الاعمال على دراية ومعرفة بتفاصيل الأعمال المطلوبة.

بعض الجهات التي تطلب تنفيذ أعمال تتعمد أن يكون نطاق العمل مبهماً أو غير واضحاً خصوصاً بوجود بعض المتطلبات أو الشروط التي تحمل أكثر من معنى أو تفسيرها مختلف فيه، ويكون ذلك لعدة أسباب:

1. إعتقاد صاحب العمل بأن فكرة تضليل المورد هي شيء بمصلحة المشروع وحتى  يتمكن من أيقاع العقوبات و الغرامات على المورد عند التنفيذ، مما يكسبه قوة في التفاوض بعد توقيع العقد.
2. عدم معرفة صاحب العمل في أصول تحديد نطاق العمل أو عدم معرفته بتفاصيل الأعمال المطلوبة.

بالنسبة لأصحاب المذهب الأول والذين يتعمدوا تقديم نطاق عمل غير واضح أود أن أوضح لهم التالي:

•  أنه ليس من الحكمة بأي حال من الأحوال أن يتعمد صاحب العمل جر المورد أو المنفذ للخسارة، لأن ذلك سينعكس بشكل مباشر على جودة الاعمال المقدمة وعلى مدة التنفيذ وعلى قدرة المنفذ على الأستمرار، مما يعني تأخر المشروع عن المدة المحددة له وبالتالي فشل المشروع.
• أي منفذ أو مورد يكون هدفه الأساسي هو الحصول على أرباح نتيجة تنفيذ المشروع ويعتبر هذا حق طبيعي نتيجة للمجهود الذي يقدمه، وحرمانه من هذا الحق يدفعه للبحث عن طرق ملتوية لتحقيق هدفه وعلى جميع الاحوال سيكون الخاسر هو صاحب العمل والمشروع.
• الكثير إذا لم يكن معظم منفذي الأعمال والمشاريع خصوصاً المحترفين منهم قادرين على معرفة النقص او التضارب بالمتطلبات بمجرد قراءة نطاق العمل وشروط التنفيذ، وهنا يبرز أمامهم خياران الاول هو عدم الدخول في هذا المشروع وبالتالي فإن صاحب العمل قد خسر مورد جيد، والخيار الثاني هو رفع نسبة المخاطرة على المشروع وبالتالي رفع التكلفة لتجنب أي سوء فهم أو نقص أو تضارب في المتطلبات والشروط.

أما بالنسبة للجهات التي لا تستطيع تحديد متطلباتها بشكل دقيق ومحترف مما ينتج عنه نطاق عمل غير مكتمل أو غير محترف، فهؤلاء هم من تفشل مشاريعهم بنسبة تصل الى 80% عملياً ونظرياً أقل من 20% وسأشرح لكم كيف يكون ذلك:

• من لا يستطيع تحديد المتطلبات بسبب عدم معرفته بالتفاصيل، فعلياً هو غير قادر على تحديد المخرج السليم من المخرج الغير سليم بسبب عدم وجود معايير أستلام لهذه المخرجات, وبالتالي سيقبل بالحد الادنى من المخرجات التي سيقدمها المورد أو المنفذ. وهكذا يكون فشل عملي لكنه بإعتقاد صاحب العمل أنه نجح بالحصول على الأفضل.
• من تكون متطلباته غير واضحة يكون قد وجه دعوة مفتوحة للغير محترفين للعمل معه وخصوصاً إذا علموا بعدم دراية صاحب العمل بتفاصيل الأعمال المطلوبة, و هؤلاء الغير محترفين بالعادة يوهموا صاحب العمل بصحة متطلباته في البداية ويرسموا له خطوط نجاح وهمية تكون فعلياً طريقهم للخروج من المشروع بأسرع وقت وبأرباح عالية وجهد قليل.
• المتطلبات السيئة تجذب المنفذ السيء لأنه إما أنه غير محترف ليتعرف على المتطلبات السيئة أو انه طفيلي من النوعية السابق ذكرها، وعلى كلتا الحالتين لن ينجح صاحب العمل بالحصول على عمل مميز، خصوصاً ‘إذا خرج المحترفون من المنافسة بسبب عدم مخاطرتهم أو بسبب إستبعادهم لإرتفاع أسعارهم.

وهنا يمكن أن نقدم نصح للجهات التي لا تستطيع تحديد نطاق العمل المطلوب في المشروع بإتباع إحدى الطرق التالية:

• تعيين مستشار موثوق وخبير في مجال الأعمال التي تخص المشروع.
• طلب معلومات من موردين مختلفين من خلال ما يعرف بـ Request For Information

 لذلك تحديد الأعمال المطلوبة بشكل واضح ودقيق ومكتمل يعتبر أهم خطوة في التقدم نحو قصة نجاح



هيثم الشيخ علي

مختص بتقنية المعلومات ومستشار تقني